Description détaillée du poste

Secteur d’activité: Administration du programme

Lieu de travail: Bujumbura, Burundi

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Descriptif du poste

L’IRC répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les populations affectées à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l'œuvre aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées qui luttent pour survivre.

L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, afin de répondre aux besoins urgents des personnes déplacées.

Basé à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l'IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Son objectif est de fournir une aide d'urgence, des services de développement et de réintégration post-conflit, d'œuvrer à la protection des droits de l'homme et de défendre les personnes déracinées ou affectées par des conflits violents et l'oppression.

Avec la fin de la guerre civile au Burundi en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers des programmes de reconstruction post-conflit. Aujourd'hui, l'IRC Burundi dispose d'un programme post-conflit dynamique comprenant la prévention et la réponse aux violences basées sur le genre, la protection de l'enfance, l'accès aux droits et à la bonne gouvernance, le relèvement économique, l'eau, l'hygiène et l'assainissement.

Sous la responsabilité du directeur adjoint des programmes (DDP), le Senior Program Coordinator travaillera en étroite collaboration avec les équipes techniques de programme, de subventions et d’appui pour optimiser les moyens et les opportunités de mise en œuvre de qualité des programmes d’IRC au Burundi.

Ceci afin d’assurer une mise en œuvre dans les délais et de haute qualité de nos projets et programmes aux clients que nous servons et partant, appuyer les ambitions globales de la Strategy100 d’IRC, et le plan d’action stratégique du pays.

 À cette fin, le/la SPC supervisera une équipe de six coordinateurs de projets techniques et les soutiendra à mettre en œuvre les activités sur le terrain et à en assurer la qualité.

Cela comprend la supervision de la gestion du cycle de projets financés(subventions), la gestion du budget, le développement et le suivi des outils de planification, la gestion de l'équipe, la gestion des partenariats en lien avec ces projets, la gestion des risques et la conformité avec les systèmes internes et l'utilisation des outils en ligne de l'IRC.

Par ailleurs, il/elle assurera la cohérence, l’intégration et l’alignement des interventions des projets commis à sa supervision selon les normes de qualité et les priorités des bailleurs et le plan d’action stratégique pays ainsi que les principes de GEDI, sauvegarde, dans la mise en œuvre des projets

Responsabilites :

Soutien à la gestion de projets : Superviser et soutenir les coordinateurs de projets (ou le personnel qu'ils délèguent en tant que gestionnaires de projet pour des subventions spécifiques) dans la préparation et la facilitation des réunions du cycle de projet pour leurs projets de manière efficace, précise et constructive, en coordination avec les départements des finances, du Suply Chain et du MEAL.

Planification :

• Encadrer et aider les équipes de projets à élaborer des plans de travail, des plans de dotation en personnel, des plans de dépenses, des plans d'approvisionnement (prévisions d'articles) et des plans de distribution pour chaque nouvelle subvention de leur portefeuille;
• Si nécessaire, développer et proposer des outils de planification harmonisés pour IRC Burundi.

Suivi intégré de projets :

• Assurer un suivi mensuel des outils de planification susmentionnés avec chaque coordinateur technique;
• Créer un espace de rencontre régulier pour analyser et discuter ensemble du niveau de dépenses, des achats et de la mise en œuvre des activités pour chacune de leurs subventions;
• Et s'assurer que des actions correctives bien structurées sont initiées et suivies si nécessaire.

MEAL & Reporting:

•  En collaboration et en coordination avec le coordinateur MEAL, organiser des réunions mensuelles avec chaque responsable de projet pour assurer le suivi de leurs fiches de suivi des indicateurs, identifier les apprentissages et développer des plans d’amélioration;
•  Renforcer l’intégration des priorités intersectorielles dans les projets, notamment le genre, la protection, la sauvegarde, la réduction des risques de catastrophe, la diversité, l’égalité et l’inclusion, ainsi que le principe « Ne pas nuire » (Do Not Harm);
• Assurer la qualité des rapports opérationnels destinés au SMT et aux donateurs. L'examen du CPS diffère de celui du département des subventions et vise à : a) s'assurer que le SPC est au courant des détails de la mise en œuvre du projet, de ce qui est communiqué au donateur et de la manière dont cela est communiqué ; b) proposer des clarifications, des reformulations ou des intégrations dans le rapport pour s'assurer que le rapport reflète fidèlement le travail effectué par l'équipe, y compris les réussites et les leçons tirées de l'expérience;
• Planifier avec le DDP et le SMT de fréquentes visites sur le terrain pour superviser la mise en œuvre des programmes, rencontrer et échanger avec le personnel de première ligne et les clients, fournir des conseils aux équipes et renforcer leurs capacités afin d'assurer l'amélioration constante de la qualité de nos services. 

Soutien à l’utilisation optimale des systèmes en ligne en lien avec les projets :

•  Soutenir et suivre l'utilisation correcte et harmonisée des systèmes internes dont celui de finance et d’approvisionnement (Integra) et Collecter, transmettre et proposer au DDP et SMT des solutions aux problèmes communs rencontrés dans l’utilisation des systèmes.

Supervision technique et redevabilité : Collaborer avec le DDP pour

•  Assurer la mise en place d’un cadre de redevabilité concernant l'excellence dans la mise en œuvre des projets ;
•  soutenir le leadership et la gestion d'équipe des responsables de projets afin de : a) garantir de bonnes pratiques dans la gestion de leurs équipe, en particulier en cas de supervision à distance ; b) identifier les talents au sein des équipes sectorielles et les moyens de les motiver, de les retenir et éventuellement de les promouvoir ; c) identifier le personnel peu performant et/ou les conflits au sein des équipes et les moyens de les gérer, si nécessaire en collaboration avec le département des ressources humaines ; d) adapter les structures des équipes en fonction de l'ouverture et de la fermeture des subventions, afin de garantir une utilisation adéquate des ressources;
•  Veiller à ce que les politiques mondiales de IRC pour la sauvegarde, celles sur le GEDI soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences;
• S’assurer que le personnel et parties prenantes des projets connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de IRC, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Principales relations de travail :

•  Le poste relève du directeur adjoint des programmes;
•  Le poste supervise directement le travail des : Coordinateur/Gestionnaires de projets (6)

Autres contacts internes et/ou externes :

Interne : Coordinateurs terrain, coordinateurs techniques (WPE, ERD), coordinateur et gestionnaires des subventions, coordinateur des finances, collègues concernés au niveau régional ou du siège.

Externe : Partenaires (OSC, OINGs, UNs ? Gouvernement etc) impliqués dans la mise en œuvre des projets ainsi que les clients.

Profil

• Un diplôme universitaire dans un domaine pertinent (statistiques, suivi et gestion des données, sciences sociales, santé publique, développement économique ou un domaine connexe) - un diplôme technique et une expérience professionnelle pertinente supplémentaire peuvent remplacer les études ;

• Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle dans une des fonctions liées à la gestion des projets dans des contextes humanitaires et de résilience;
• Une expérience considérable en matière d’encadrement et de compétences techniques dans la mise en place d’un système de gestion efficace des cycles de projet permettant de prendre des décisions fondées sur des données probantes pour des programmes multisectoriels et financés par plusieurs bailleurs de fonds ;
• Une capacité attestée à transférer des connaissances à divers publics par le biais de la formation, du mentorat et d’autres méthodes formelles et non formelles, ainsi que de solides compétences en matière de présentation et rédaction de rapports;
• De solides compétences en matière de gestion et de relations sociales et une aptitude à travailler avec des groupes de personnes diversifiées dans un environnement multiculturel ;
• Autonome et doté(e) d’excellentes capacités d’organisation, de planification et d’analyse - capable de travailler sans supervision étroite, notamment en hiérarchisant son travail et en effectuant plusieurs tâches à la fois ;
• Une bonne maîtrise des outils de gestion de projet comme PCM(IRC), PMD Pro, Smartsheet, Powerbi etc;
• Volonté de voyager et travailler sur le terrain - (50%) ;
• Maîtrise de l’anglais (écrit et parlé) en plus de la langue française serait un atout.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice a.i des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 10 juillet à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.

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