Description détaillée du poste

TERMES DE RÉFÉRENCE

1. CONTEXTE

La fondation Kibira est une organisation Burundaise d’utilité publique engagée en faveur du développement durable et de la préservation de la biodiversité. Son but est de protéger le Parc National de la Kibira (PNK) à travers des solutions concrètes, pragmatiques et adaptées, qui favorisent une gestion durable de ce capital naturel.

Le 3 septembre 2023, la fondation a signé un accord de cogestion du PNK avec l’Office Burundais pour la Protection de l’Environnement (OBPE) pour une durée de 10 ans. Cette gestion conjointe de la Kibira permettra d'améliorer l’efficacité de la gestion de ce Parc par le renforcement des activités de conservation et de protection, la promotion des solutions basées sur la nature, la valorisation des aspects culturels ainsi que le renforcement de la participation des communautés locales.

2. LIEN HIÉRARCHIQUE

Le comptable est placé sous l'autorité directe de l’Administrateur Général de la Fondation KIBIRA.

3. OBJECTIF DU POSTE

Superviser toutes les fonctions de comptabilité, de gestion (administration, finances et logistique), de trésorerie, de fiscalité et de communication financière de la Fondation KIBIRA.

4. PRINCIPALES FONCTIONS

• EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE ET COMPTABLE

• Assurer le développement, la maintenance et le suivi des systèmes et procédures comptables, administratifs et financiers et, si nécessaire, proposer la mise en place du manuel de procédures de la Fondation KIBIRA ;
• Veiller à ce que les procédures de la Fondation KIBIRA soient conformes aux lois, règlements et lois fiscales du Burundi, aux normes internationalement reconnues et aux règles et normes imposées par les bailleurs de fonds de la Fondation KIBIRA ;
• Assurer le suivi budgétaire mensuel des projets en cours ;
• En collaboration avec les équipes de programme, assurer une consommation rationnelle et transparente des budgets des projets en cours ;
• Assurer la coordination entre l'équipe financière et l'équipe programme dans le suivi des subventions;
• En association avec les équipes des programmes, assurer la communication et la stratégie financière des projets ;
• Fournir une information financière régulière aux responsables de la Fondation KIBIRA et aux interlocuteurs clés, en particulier l'établissement et l'analyse des comptes annuels ;
• Assurer le suivi administratif et comptable des subventions (engagements), des encaissements et des décaissements de la Fondation KIBIRA (tenir à jour le tableau de suivi contractuel) ;
• Conseiller l’Administrateur Général sur les conséquences financières et comptables des décisions et plans stratégiques et programmatiques ;
• Assurer la préparation en temps utile de toutes les informations financières pour les donateurs ou les autorités compétentes ;
• Assurer l'examen et l'autorisation de tous les états de contrôle financier et comptable, y compris les rapprochements bancaires, les états de flux de trésorerie, etc

• MOBILISATION DES FONDS

• Participer pleinement à l'élaboration et à la défense des projets de l'Organisation ;
• Développer des stratégies de mobilisation des ressources financières propres de l'Organisation.

• ADMINISTRATION

• Appliquer les procédures administratives de la Fondation KIBIRA et faire preuve d'esprit d'analyse dans leur mise en œuvre ;
• Veiller à l'application et au respect du règlement du personnel ;
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau par une gestion administrative efficace et professionnelle, et contribuer à la création de conditions propices à une bonne ambiance de travail ;
• Soumettre à l’Administrateur Général de la Fondation KIBIRA tous les documents administratifs pour l'interprétation des textes ou le règlement éventuel des conflits avec le personnel ou les tiers ;
• Assurer le suivi administratif des contrats des prestataires de services de la Fondation KIBIRA établis en coordination avec le coordinateur national (contrats de location de bureaux, contrats d'assurance et autres types d'accords de la Fondation KIBIRA avec des tiers, etc.) ;
• Coordonner l'ensemble des déplacements du personnel ;

• GESTION DU MATÉRIEL

• Superviser la gestion logistique (gestion des véhicules et du parc informatique) ;
• Superviser la gestion des fournitures et équipements de bureau ;
• Tenir le registre des biens mobiliers et immobiliers ;
• Réaliser les inventaires périodiques et annuels des immobilisations ;
• Assister le secrétariat dans la mise en place de la clé de classement et l'archivage des dossiers ;
• Contribuer à la rédaction des appels d'offres et veiller à ce que les processus soient conformes aux procédures internes et à celles des bailleurs de fonds ;

• GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Rédiger les contrats du personnel permanent en consultation avec l’Administrateur Général;
• Superviser la rédaction des contrats des consultants et autres contractants ;
• Assurer le suivi administratif des contrats et des carrières du personnel permanent ;
• Assurer le suivi administratif des contrats des consultants recrutés ;
• Organiser et répartir les tâches du personnel et assurer leur supervision directe ;
• Procéder à l'évaluation du personnel sous sa supervision ;
• Gérer les dossiers de recrutement sous sa supervision ;
• Présenter les contrats du personnel et des consultants à la coordination pour signature ;
• Suivre l'évolution des dossiers du personnel auprès des services compétents (sécurité sociale, administration fiscale, inspection du travail, etc ;) ;
• Superviser la préparation des paies mensuelles et des fiches de salaire ;
• Gérer les dossiers du personnel en veillant à leur sécurité et à leur confidentialité ;
• Tenir à jour et archiver les feuilles de temps du personnel.

5. PROFIL ET EXPERIENCE RECHERCHES

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire en sciences de gestion (administrateur gestionnaire, gestion des entreprises, comptabilité et finances …) ;
• Avoir au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire ;
• Avoir une bonne connaissance des mécanismes de financement et la pratique des procédures et systèmes de gestion financière et comptable des projets ; la connaissance des procédures de gestion financières et comptables des Bailleurs de Fonds internationaux, notamment celles des agences des Nations Unies constitue un atout ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique et une connaissance approfondie des différents logiciels et navigateurs courants (World, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion, Exploreur, Outlook …) ; la connaissance des logiciels de gestion financière et comptable constitue un atout ;
• Avoir une aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Avoir un esprit d’initiative et une rigueur dans le traitement des dossiers ;
• Etre apte à assurer la formation du personnel d’appui du projet.
• La maitrise des langues comme le Français, le Kirundi est exigée. La connaissance de l’anglais serait un atout considérable.

6. DOSSIER A SOUMETTRE

Les candidats doivent fournir un dossier composé de:

• Une lettre de motivation adressée à Madame la Présidente de la Fondation KIBIRA;
• Un curriculum vitae actualisé;
• Des copies certifiées conformes à l’original des diplômes, certificats et tout autre document attestant l’expérience professionnelle;
• Une copie de la CNI ou Passeport.
• Trois références professionnelles incluant les contacts mails et téléphoniques

7. DEBUT DE DEPOT DE CANDIDATURE ET DATE LIMITE

Les dossiers de candidature seront déposés au siège de la Fondation Kibira sis à 1, Place de l'Indépendance, Avenue de la Révolution au building de Kazoza, 1er étage, tous les jours ouvrables de 9 H00 à 16 H00. Ils peuvent aussi être envoyés à l’adresse e-mail info@fondationkibira.org du 25 au 1^er Novembre 2024.