Description détaillée du poste

L'Ambassade de Belgique au Burundi recherche :  

UN COLLABORATEUR ADMINISTRATIF POLYVALENT PRINCIPALEMENT ACTIF DANS LE SECTEUR CONSULAIRE 

* Par souci de simplification, chaque description de fonction est rédigée au masculin, mais s'applique à chaque agent quel que soit son genre.

Les responsabilités sont les suivantes  : 

a) En tant que «collaborateur front office» :

• Informer le visiteur sur les documents nécessaires, les règles et procédures, les délais, etc.
• Informer et répondre aux demandes par mail, téléphone ; les faire suivre si nécessaire auprès d'un responsable.
• Réceptionner et examiner les documents présentés
• Questionner/orienter/conseiller/aider le demandeur au mieux dans sa démarche.
• Mener des interviews utiles (Par ex. Mariages de complaisance)
• Enregistrer les dossiers dans les logiciels indiqués et selon les règles en vigueur.
• Informer le demandeur de l'issue de son dossier.
• Délivrer des attestations ou autres documents requis au demandeur.
• Fournir des brochures, fiches d'infos, etc.

b) En tant que «collaborateur back office » 

• Vérifier les documents et faire compléter les dossiers introduits le cas échéant en contactant le demandeur.
• Vérifier les documents si nécessaire sur le plan de leur authenticité
• Préparer les dossiers, le cas échéant après une pré-analyse, donner un premier avis aux gestionnaires de dossiers sur base des documents et des contacts avec le visiteur. »
• Le cas échéant, préparer les dossiers pour l'Office des étrangers et répondre à ses questions ou à celles d'autres autorités ».
• Suivre le parcours des dossiers jusqu'à leur aboutissement.
• Préparer des attestations, certificats, actes et documents divers.
• Contribuer à l'organisation des élections pour les Belges dans le pays hôte.
• Tenir à jour diverses bases de données, dont dossier de crise, web site avec les nouvelles instructions
• Répondre au courrier des citoyens belges ou étrangers, des autorités locales, consulats honoraires, etc. En relation avec les affaires consulaires
• Planifier la répartition des taches
• S'occuper du classement et archivages des dossiers 

Niveau de diplôme requis  

Études secondaires supérieures ou expérience utile. 

Compétences requises

• Excellente maîtrise du français accessoirement de l'anglais, oral et écrit. La connaissance du néerlandais est un gros atout.
• Pouvoir travailler en équipe. Excellente maîtrise de l'outil ICT (Office — Outlook, Word, Excel + outils internet, permettant une capacité d'apprentissage et de maîtrise rapide de logiciels spécifiques au travail consulaire) et des réseaux sociaux.
• Excellentes capacités rédactionnelles, en français et en anglais.
• Bonnes techniques d'expression orale (répondre au téléphone, donner de l'information claire, correcte et compréhensible aux usagers).
• Accorder la priorité aux besoins des usagers (internes et externes) et offrir un service rapide, proactif, personnalisé, efficace (avec la transparence et l'intégrité requise), et en établissant des contacts constructifs.
• Agir de manière honnête, conformément aux attentes du poste, respecter les principes déontologiques, dont la confidentialité et l'intégrité, respecter ses engagements et éviter toute forme de partialité.
• Faire preuve de respect.
• Agir de manière honnête, conformément aux attentes du poste, respecter les principes déontologiques, dont la confidentialité et l'intégrité, respecter ses engagements et éviter toute forme de partialité.
• Adopter une attitude souple, s'adapter aux changements et face à des situations variées.
• Être flexible tant au niveau des rôles et des tâches attribuées, des horaires de travail et si nécessaire quant au lieu de travail.
• Être capable de s'auto-développer 

N.B: La description de fonction liste des rôles, des exemples de tâches, des compétences minimales qui ne sont donc pas exhaustifs. 

• Le poste d'affectation peut adapter les descriptions de fonction dans les limites fixées par le mode d'emploi des descriptions de fonction du personnel recruté localement. Les adaptations doivent se faire soit lors de la phase de recrutement, soit dans le cadre des cycles d'évaluation (entretiens de fonction et/ou de fonctionnement).
• Le cas échéant, le poste peut à tout moment demander de réaliser un rôle ou une tâche précise non prévue dans la description de fonction, mais nécessaire pour le bon fonctionnement du poste. 

Intéressé(e) ? 

Envoyez-nous votre candidature à l'adresse suivante bujumbura@diplobel.fed.be 

Vous devrez nous faire parvenir votre CV actualisé ainsi qu'une lettre de motivation de maximum 15 lignes.

Après une première sélection sur base des CV et lettres de motivation, vous serez invité à participer à une épreuve pratique et écrite éliminatoire.

Un entretien final et définitif sera organisé en fin de sélection avec les candidats restants. 

Limite pour la soumission de votre candidature : LUNDI LE 12 AOÛT à Minuit