Description détaillée du poste

L'Ambassade de Belgique au Burundi recherche :  RÉCEPTIONNISTE/TÉLÉPHONISTE  

* Par souci de simplification, chaque description de fonction est rédigée au masculin, mais s'applique à chaque agent quel que soit son genre.

Les responsabilités sont les suivantes  :

a) En tant que « Réceptionniste » :

- Accueillir les visiteurs et se renseigner sur l'objectif de la visite.

- Donner une première information.

- Réceptionner ou délivrer; le cas échéant, des documents de base.

- Enregistrer les entrées et les sorties des visiteurs et donner les badges.

- Diriger/accompagner les visiteurs vers les locaux adéquats.

- Traiter les demandes de coursiers-taxis.

- Signer les livraisons, avertir et/ou les transmettre aux destinataires.

b) En tant que « Téléphoniste » 

- Répondre en se renseignant sur l'objectif de l'appel;

- Donner une première information par téléphone;

- Transférer les appels vers les personnes concernée ou en cas d'absence, transférer vers un autre collaborateur;

- Prendre note fidèlement d'un message;

- Actualiser la liste téléphonique des contacts du poste à Bruxelles, des organisations partenaires, personnel de l'ambassade,...) ; 
- Activer ou eteindre la centrale téléphoniuqe ou le repondeur automatique.

Niveau de diplôme requis : 

Etudes primaires, de préférence secondaires inférieures ou expérience utile.

Compétences requises : 

• Excellente maîtrise du français accessoirement de l'anglais, Kirundi et Swahili oral et écrit. La connaissance du néerlandais est un atout.
• Pouvoir travailler en équipe. Excellente maîtrise de l'outil ICT (Office — Outlook, Word, Excel + outils internet, permettant une capacité d'apprentissage et de maîtrise rapide de logiciels spécifiques au travail consulaire).
• Bonnes techniques d'expression orale (répondre au téléphone, donner de l'information claire, correcte et compréhensible aux usagers).
• Accorder la priorité aux besoins des usagers (internes et externes) et offrir un service rapide, proactif, personnalisé, efficace (avec la transparence et l'intégrité requise), et en établissant des contacts constructifs.
• Agir de manière honnête, conformément aux attentes du poste, respecter les principes déontologiques, dont la confidentialité et l'intégrité, respecter ses engagements et éviter toute forme de partialité.
• Faire preuve de respect.
• Agir de manière honnête, conformément aux attentes du poste, respecter les principes déontologiques, dont la confidentialité et l'intégrité, respecter ses engagements et éviter toute forme de partialité.
• Adopter une attitude souple, s'adapter aux changements et face à des situations variées.
• Être flexible tant au niveau des rôles et des tâches attribuées, des horaires de travail et si nécessaire quant au lieu de travail.
• Être capable de s'auto-développer 

N.B : La description de fonction liste des rôles, des exemples de tâches, des compétences minimales qui ne sont donc pas exhaustifs. 

• Le poste d'affectation peut adapter les descriptions de fonction dans les limites fixées par le mode d'emploi des descriptions de fonction du personnel recruté localement. Les adaptations doivent se faire soit lors de la phase de recrutement, soit dans le cadre des cycles d'évaluation (entretiens de fonction et/ou de fonctionnement).
• Le cas échéant, le poste peut à tout moment demander de réaliser un rôle ou une tâche précise non prévue dans la description de fonction, mais nécessaire pour le bon fonctionnement du poste. 

Intéressé(e) ? 

Envoyez-nous votre candidature à l'adresse suivante bujumbura@diplobel.fed.be 

Vous devrez nous faire parvenir votre CV actualisé ainsi qu'une lettre de motivation de maximum 15 lignes.

Après une première sélection sur base des CV et lettres de motivation, vous serez invité à participer à une épreuve pratique et écrite éliminatoire.

Un entretien final et définitif sera organisé en fin de sélection avec les candidats restants. 

Limite pour la soumission de votre candidature : LUNDI LE 12 AOÛT à Minuit