Description détaillée du poste

Assistant(e) attaché(e) au programme 

IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located.

• FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
  • Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply
  • Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO's values
  • FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination　　
  • All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
  • All applications will be treated with the strictest confidentiality
  • FAO staff are subject to the authority of the Director-General, who may assign them to any of the activities or offices of the Organization.

The Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) contributes to the achievement of the 2030 Agenda through the FAO Strategic Framework by supporting the transformation to MORE efficient, inclusive, resilient and sustainable agrifood systems, for better production, better nutrition, a better environment, and a better life, leaving no one behind.

Cadre organisationnel 

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par l’intermédiaire de son Cadre stratégique en appuyant la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

La fonction principale des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un(e) représentant(e) de l’Organisation, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, programmes et projets afin de parvenir à la sécurité alimentaire, de réduire la faim et la malnutrition, de contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et des forêts, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.

Le/la titulaire du poste à pourvoir sera affecté(e) au Bureau du Représentant de la FAO au Burundi, à Bujumbura.

Principale fonction 

L’assistant(e) attaché(e) au programme s’acquitte de diverses fonctions administratives et financières courantes afin de faciliter l’exécution du programme et des projets de l’unité administrative.

Position hiérarchique 

L’assistant(e) attaché(e) au programme rend compte à l’Assistant du Représentant de la FAO (Programme), sous l’autorité générale du Représentant de la FAO au Burundi conformément aux indications du Chargé des opérations. Le/la titulaire agit en toute indépendance s’agissant des questions courantes. La supervision dont il/elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail fourni et lui permet de se former dans le cadre de ses activités.

Relations de travail 

L’assistant(e) attaché(e) au programme interagit avec divers collègues de l’unité de travail et avec des clients appartenant à l’Organisation et leur fournit des services administratifs et financiers courants.

Fonctions essentielles/Résultats 

•    Recueillir et regrouper des données sur les activités relatives au programme et/ou aux projets afin de concourir à l’établissement de rapports et à l’exécution. 
  •    Entreprendre des tâches administratives et financières concernant la gestion du personnel, l’appui au personnel hors fonctionnaires, les voyages et les paiements, et en assurer le suivi.
  •    Examiner et élaborer des documents et de la correspondance dans le cadre des activités courantes d’achat qui lui sont confiées.
  •    Fournir des informations sur les dépenses du programme/des projets et sur la situation budgétaire du programme/des projets. 
  •    Traiter, mettre en forme et relire des rapports, des documents, des publications et de la correspondance en rapport avec les activités de l’unité, dès le stade des projets de texte.
  •    Examiner des messages, des appels et des questions et les transférer aux personnes compétentes; donner des informations générales; répondre aux demandes courantes.
  •    Concourir à l’organisation de réunions, de séminaires et d’autres manifestations: s’occuper d’aspects logistiques, rédiger la correspondance, réunir et distribuer les documents, prendre des dispositions administratives.
  •    S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Impact du travail 

Le travail du/de la titulaire influe sur la rapidité et l’efficacité de l’exécution du programme de l’unité de travail.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidat(e)s seront sélectionné(e)s en fonction des critères ci-après: 

• 
  
     Formation: Niveau d’études équivalent à la fin du secondaire
  •    Expérience: Trois ans d’expérience pertinente du travail d’appui administratif et/ou financier
  •    Langues: Connaissance pratique (niveau C) du français
  •    Compétences informatiques: Bonne connaissance des applications MS Office, d’internet et du matériel de bureautique
  •    Lieu de résidence

Les agents des services généraux sont recrutés sur le plan local. Pour pouvoir être recruté(e)s à ce poste, les candidat(e)s doivent être des ressortissant(e)s du pays d’affectation ou être en possession d’un visa/permis de travail valable et habiter à proximité du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. On entend par «à proximité» que les membres du personnel doivent pouvoir se rendre quotidiennement à leur lieu de travail depuis leur domicile.

Compétences générales

•    Être axé(e) sur les résultats
  •    Avoir l’esprit d’équipe
  •    Communication
  •    Établir des relations constructives
  •    Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

•    Bonne connaissance des systèmes d’information de l’Organisation
  •    Bonne connaissance des règles et règlements financiers et administratifs communs
  •    Bonne connaissance des normes de communication et de documentation 

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES 

•    Une connaissance limitée (niveau B) de l’anglais est un atout.
  •    La connaissance des procédures et des directives relatives à la gestion de programme sur le terrain de la FAO et/ou de l’ONU constitue un atout.
  •    Connaissance des systèmes d’information de l’Organisation (Oracle, COIN, FPMIS). 
  •    Bonne connaissance des lettres d’accord, des contrats et des autres outils contractuels ainsi que de leur élaboration et de leur suivi.
  •    Connaissance des procédures administratives, y compris des demandes d’achat et des bons de commande de faible valeur. 
  •    Savoir établir et appliquer des plans relatifs aux principaux processus administratifs (financement, voyages et ressources humaines).
  •    Expérience dans des domaines relevant de l’appui au programme; planification, budgétisation, établissement des rapports financiers, prévisions de dépenses et administration générale.

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