Description détaillée du poste

AVIS DE RECRUTEMENT

INFINITY GROUP recrute pour le compte d'Expertise France un (e) Assistant(e) Logistique, Administratif (ve) et Comptable. Les termes de référence complets ainsi que ce communiqué peuvent être consultés sur le site :www.infinitygroup.bi, les pages LinkedIn & Facebook : @InfinityGroupBurundi ou au bureau d'INFINITY GROUP situé au 7, Avenue de France Immeuble Ruhara, 2ème étage.

Les dossiers de candidatures (Lettre de motivation adressée au Directeur Général d'INFINITY GROUP, CV actualisé - comprenant trois références professionnelles, copie (s) de Diplôme (s) certifié (s) par le Ministère de l'Education, Carte Nationale d'Identité (CNI), ainsi que tout (e) autre certificat ou attestation professionnel (le)) devront être envoyés en un seul document PDF à l'adresse recrutement@infinitygroup.bi et doivent porter la mention : « Recrutement EF - Assistant Logistique, Administratif et Comptable ».

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au plus tard le 9 mars 2025 à 23:59 (GMT+2).

Fait à Bujumbura, le 24 février 2025

Termes de Référence

Superviseur hiérarchique: Responsable Administratif et Financier (RAF)

Superviseur fonctionnel: Chargé(e) de Comptabilité, Finance et Appui Opérationnel

1. Mission principale

L'Assistant(e) Logistique, Administratif (ve) et Comptable a pour objectif de garantir le bon fonctionnement administratif, logistique et comptable des activités du projet Twige Twese. II/elle soutiendra la gestion administrative, logistique et comptable du projet. II/elle veillera à la qualité, la précision et la conformité des activités aux règles et procédures en vigueur. Il ou Elle contribue à une gestion optimale des ressources matérielles et financières du projet, tout en soutenant les opérations sur le terrain pour assurer l'atteinte des objectifs programmatiques.

2. Responsabilités
3. Gestion administrative
4. Assurer le suivi des documents administratifs liés au projet (correspondances, contrats, archives).
5. Participer à la préparation et au suivi des réunions: gestion des convocations, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus.
6. Maintenir un classement rigoureux des dossiers physiques et électroniques.
7. Assister dans la gestion des contrats de prestation de services (location de locaux, équipements, etc.).
8. Appui logistique
9. Organiser les déplacements du personnel (réservations, coordination des transports).
10. Gérer les stocks (entrées, sorties, inventaires réguliers) et assurer un suivi des équipements et fournitures.
11. Coordonner l'approvisionnement en matériel et services nécessaires au projet.
12. Superviser la maintenance des équipements et du bureau.
13. Appui comptable et financier
14. Préparer les pièces comptables (factures, bons de commande, reçus) et les transmettre pour validation.
15. Saisir les opérations comptables dans les outils dédiés (logiciel comptable ou tableurs).
16. Assurer le rapprochement des pièces justificatives avec les transactions financières.
17. Appuyer dans le suivi des dépenses par activité et par budget.
18. Assurer la préparation des états financiers et comptables mensuels.
19. Assurer le suivi des paiements et la gestion des avances de fonds.
20. Collaborer avec le RAF et le Chargé de Comptabilité pour garantir la conformité des transactions aux procédures des donateurs et aux politiques internes.
21. Support opérationnel
22. Soutenir la mise en œuvre des activités opérationnelles prévues dans le cadre du projet.
23. Appuyer la préparation des événements, formations ou ateliers (logistique, matériel, coordination des lieux).
24. Communiquer régulièrement avec les parties prenantes internes et externes pour assurer le bon déroulement des opérations.
25. Profil recherché

Qualifications académiques

Diplôme de niveau Bac+2 en gestion, comptabilité, logistique, administration ou tout autre domaine pertinent.

Expérience professionnelle

Au moins 2 ans d'expérience dans un rôle combinant gestion logistique, administrative et comptable, de préférence dans un projet de développement ou une ONG.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissances des logiciels comptables et des principes de base en comptabilité.
• Connaissances en gestion des stocks et des approvisionnements.
• Compétences en rédaction de rapports et gestion documentaire.
• Aptitudes personnelles
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Capacité à gérer plusieurs tâches en simultané.
• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe.
• Sensibilité au respect des délais et des procédures.
• Organiser la logistique des événements (salles, équipements, matériel) en province lorsque le chargé logistique ne peut pas se déplacer
• S'assurer que les salles de formation sont équipées et prêtes à l'usage (tables, chaises, projecteurs, etc.)
• Gérer la distribution du matériel pédagogique aux participants
• Veiller à la disponibilité des équipements techniques (ordinateurs, vidéoprojecteurs, connexion internet)

Gestion des fournitures:

• Livrer le matériel nécessaire (papeterie, supports de formation, etc.)
• Assurer le suivi des stocks de fournitures pour les événements

Coordination avec les prestataires:

• Sur délégation du chargé logistique contrôler la qualité de service des prestataires locaux (traiteurs, hôtels, transporteurs) pour les événements
• S'assurer que les prestations sont livrées à temps et conformes aux attentes

Support technique à distance:

• Assister les équipes en province pour résoudre les problèmes logistiques

Profil Souhaité

Qualifications:

• Être titulaire d'un permis de conduire en cours de validité
• Avoir de solides connaissances en mécanique automobile
• Au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle avec des ONG, des organisations internationales et des projets financés par des bailleurs de fonds internationaux
• Avoir l'aptitude de conduire des véhicules 4x4
• Avoir suivi une formation en conduite défensive
• Savoir parler, lire et écrire le français

Compétences en Logistique Événementielle :

• Bonne connaissance ou aptitudes dans l'organisation d'ateliers, de formations ou d'événements.
• Capacité à gérer la logistique à distance.
• Connaissance des outils de communication et de sécurité: GPS, radio, téléphone
• Bonne gestion du temps et des priorités

Informations Complémentaires

Qualités Requises:

• Être intègre
• Avoir une bonne condition physique
• Avoir un bon relationnel
• Être responsable et autonome
• Faire preuve d'efficience
• Être ponctuel
• Avoir une bonne maîtrise de soi