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Nom de l'entreprise: World Vision

Délai limite de dépôt du dossier: 03-06-2020

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WV

Description

 

BUT DU POSTE:

Le Chef de programme s'assure que tous les processus de programmation / opérations utilisant les ressources de la subvention sont conformes aux normes et réglementations du donateur afin de minimiser les risques, de renforcer la responsabilisation et, finalement, de positionner WVI comme partenaire privilégié des donateurs. Il ou elle soutiendra le démarrage des projets et veillera à ce que les opérations disposent des outils et des besoins de formation identifiés pour répondre aux exigences des donateurs, superviser les exigences de conformité (internes et externes), notifier les problèmes et les risques, conseiller le personnel. Il ou elle fournit une expertise spécialisée dans les administrations des subventions et établit un système complet de gestion du portefeuille de subventions. Il / Elle soutiendra le renforcement des capacités et l'amélioration des systèmes de gestion des bourses, des politiques, procédures; évalue comment l'horizon est utilisé, les défis rencontrés et améliore les exigences obligatoires de saisie des données pour le suivi de toutes les données requises pour l'analyse.

En outre, il ou elle fournira des informations d'analyse commerciale sur la performance du portefeuille de subventions; déterminer les exigences de conformité pour chaque donateur, communiquer aux ministères leur attention sur l'élaboration des propositions, la mise en œuvre des activités et les activités de rapport; identifier la requête d'audit, le soutien à la rectification, la prise de mesures correctives et la mise en œuvre des recommandations, identifier les leçons apprises pour la gestion future. Il ou elle guidera l'équipe sur les dernières étapes essentielles de la subvention: clôture du projet, achèvement et rapport final

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:

  • Aider au soutien de la gestion du programme conformément à la stratégie nationale et à l'achèvement des opérations annuelles de l'unité RAM:
  • Travailler avec l'équipe d'acquisition et de gestion des ressources du projet, le personnel technique et tout autre personnel concerné pour assurer le démarrage en douceur des projets, grâce à un recrutement rapide et de qualité, à l'orientation du personnel et au renforcement des capacités, etc.
  • Travailler avec les équipes de projet et le personnel de soutien pour assurer une clôture en douceur des projets.
  • Soutenir les opérations du projet avec des outils et des besoins de formation identifiés pour répondre aux besoins des donateurs.

 

  • Superviser les exigences de conformité (internes et externes), notifier les problèmes et les risques, conseiller le personnel.
  • Fournir une expertise spécialisée sur les administrations des subventions et codiriger la mise en place d'un système complet de gestion du portefeuille de bourses et de subventions.
  • Soutenir le renforcement des capacités et l'amélioration des systèmes, politiques et procédures de gestion des bourses.
  • Surveiller l'utilisation des ressources / intrants du projet pour assurer l'alignement avec World Vision, le donateur et d'autres normes pertinentes.
  • Communiquer en temps opportun les changements / modifications nécessaires pour les projets et travailler avec le personnel du projet sur les modifications nécessaires.
  • S'assurer que l'achèvement du projet est bien fait conformément à la réglementation des donateurs.
  • Travaillez avec le personnel concerné pour la clôture du projet en douceur et de qualité, y compris les transitions du personnel, la cession des actifs, etc. conformément aux exigences des donateurs ou aux politiques de Vision Mondiale.

Assurance qualité, rapports et gestion de l'information:

  • Fournir un soutien dans les rapports de projets par le biais d'un examen de la qualité et de contributions, garantissant la conformité aux exigences des donateurs, pour fournir des rapports de haute qualité en temps opportun
  • Faire un suivi avec le personnel concerné du projet pour s'assurer que toutes les recommandations des rapports sont mises en œuvre avec qualité en temps opportun.
  • Collaborer avec le personnel du DME pour les études planifiées (enquêtes de référence, à mi-parcours et finales) pour les projets de subventions et PNS, revoir les termes de référence pour assurer l'intégration des normes internationales et de VM, la responsabilité, la protection des enfants et les exigences GESI; et examiner les rapports pour garantir la qualité.
  • Travailler en étroite collaboration avec les chefs de projet / coordinateurs et le personnel des communications pour documenter et partager les succès clés du projet et les leçons apprises.
  • Évalue comment l'horizon est utilisé, les défis rencontrés et améliore les exigences obligatoires de saisie des données pour le suivi de toutes les données requises pour l'analyse.
  • Conservez un référentiel / base de données précis et à jour et une sauvegarde de tous les documents de projet pour une gestion efficace des informations et des connaissances.
  • Assurez-vous que les systèmes WVI (Horizon, PBAS, etc.) sont à jour avec les informations du projet.
  • Élaborer et soumettre des rapports de gestion mensuels au superviseur.
  • Participer à l'élaboration des subventions, PNS et GIK des rapports trimestriels, semestriels et annuels.

Participer à la conception de projets:

  • Assister l'équipe de développement des ressources dans la mobilisation des ressources:
  • en partageant des documents stratégiques et de haute qualité provenant de subventions pour l'engagement des donateurs et des parties prenantes.
  • en fournissant des données / informations, des enseignements tirés des subventions en cours et du projet PNS à utiliser dans les propositions / le développement du CN.
  • Participer à l'examen des propositions et coordonner l'intégration des commentaires des donateurs au cours de la phase d'attribution.
  • En observant la base de données des bailleurs de fonds pour le prépositionnement mais aussi pour le suivi de la conformité.
  • Soutenir l'identification des options de partenariat possibles avant de soumettre les documents de proposition aux donateurs si elle doit être mise en œuvre avec d'autres organisations.
  • S'assurer que toutes les données de qualité, le plan d'activités, le budget détaillé et résumé standard avec des notes, le caractère raisonnable des coûts, etc. sont disponibles en temps opportun pour l'élaboration des propositions.
  • Organiser des activités de renforcement des capacités sur les besoins des principaux bailleurs de fonds à prendre en compte dans la conception des projets et l'élaboration des propositions pour une meilleure acceptation par les bailleurs de fonds.

 

  • Participer à la préparation des accords, des protocoles d'entente et des contrats et disposer de tous les documents d'attribution officiels et signés, du budget de base / TDR progressif, des achats et des plans de recrutement du personnel.

 

Engagement externe, établissement de partenariats et liaison avec les donateurs:

  • Travailler avec le chef d'équipe de RAM, les communications, les projets et tout autre personnel concerné pour développer du matériel stratégique et de haute qualité (déclaration de capacité, note technique, un téléavertisseur, rapport annuel, etc.) pour l'engagement des donateurs et des parties prenantes.

 

  • Fournir des mises à jour / analyses régulières sur l'avancement des opérations sur le terrain et des subventions aux principales parties prenantes internes et externes.

 

  • Organisez et facilitez les visites des SO, des partenaires et des donateurs (par exemple, confirmation des dates, création de l'itinéraire, vérification de la disponibilité des gestionnaires sectoriels, du personnel de terrain, des finances, du DME, garantie de la marque et de la visibilité des donateurs et des VM, et participation aux réunions de débriefing.

 

  • S'engager avec le personnel concerné pour garantir la mise en œuvre des actions issues d'engagements externes

 

  • Organisez et participez à la visite des donateurs pour le prépositionnement de nouvelles opportunités.

 

Gestion des risques:

  • Travailler avec les chefs de projet / coordinateurs et le responsable de la sécurité pour assurer la surveillance continue du contexte et l'impact sur la qualité du programme; et communiquer au superviseur et au personnel concerné en temps opportun pour une décision et une action en temps opportun.

 

  • Assurer la liaison avec le personnel du projet pour s'assurer que chaque projet tient un journal des problèmes mis à jour, dans lequel les risques liés à la mise en œuvre et à l'impact du projet sont identifiés.

 

  • Veiller à ce que des plans d'action appropriés soient mis en place pour atténuer les risques.

 

  • Assurez-vous que chaque rapport de projet comprend un journal des problèmes, les risques et les mesures d'atténuation sur une base mensuelle.

 

  • Travailler avec le personnel du projet pour planifier et préparer les achats de projets et les audits de projets.

 

  • Partagez de manière proactive avec son superviseur tous les risques potentiels liés à la mise en œuvre des subventions qui peuvent affecter AUCUNE réputation.

 

  • Assurer et travailler à avoir des systèmes de documentation sur papier et électroniques bien organisés et centralisés pour toutes les attributions signées, subventions, contrats, protocoles d'entente, modifications, lettres de correspondance, documents de proposition, rapports des donateurs, rapports des sous-bénéficiaires avec toutes les pièces jointes requises.

 

  • Aidez l'équipe GAM à avoir des informations sur le statut de mise en œuvre des récompenses avec tous les facteurs qui l'affectent, sur les récompenses exécutées avec succès, les faibles performances, les montants des récompenses remboursées, Aucune extension de coût requise, les problèmes de clôture, etc. à prendre en compte lors de l'élaboration de la proposition.

 

  • Identifier les exigences de conformité pour chaque donateur, communiquer aux ministères leur attention sur l'élaboration des propositions, la mise en œuvre des activités et les activités de rapport.

 

  • Compiler et suivre le plan d'audit annuel des projets de subvention WVIB, Identifier les requêtes d'audit, soutenir la rectification, prendre des mesures correctives et mettre en œuvre des recommandations, identifier les leçons apprises pour la gestion future.

 

  • Faire un suivi avec le personnel concerné et les parties prenantes pour s'assurer que les problèmes soulevés dans le bilan de santé / journal des problèmes sont traités en temps opportun avec qualité et conformément aux exigences des donateurs.

 

Autre:

  • Coordonner et participer aux événements locaux et internationaux de renforcement des capacités selon les besoins.
  • Assister et participer à des événements spirituels et autres événements organisationnels.
  • Assister à d'autres tâches organisationnelles tel que requis et convenu avec le superviseur.
  • CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS:
  • Sociologie du premier degré, études de développement communautaire, comptabilité ou sciences sociales (maîtrise préférée).
  • Forte compétence en gestion de projet et gestion des risques.
  • Maîtrise de l'anglais et du français (écrit et oral).
  • Confiant, bonnes compétences en communication, souci du détail.
  • 8 ans d'expérience en développement communautaire dont 4 ans de gestion d'ONG.
  • Expérience dans la gestion de sous-subventions et de contrats dans le cadre de subventions pour des projets complexes.
  • Expérience confirmée en leadership, gestion stratégique, gestion axée sur les résultats, renforcement des capacités du personnel, réseautage, gestion des risques, collecte de fonds, conception, suivi et évaluation des subventions.
  • Forte expérience en gestion de projet.

Compétences et capacités techniques:

  • Gestion des risques
  • Planification et budgétisation
  • Gestion de projet
  • Développement de propositions
  • Compétences en facilitation Compétences en développement communautaire
  • Compétences en création de partenariats

 

 

Compétences, connaissances et expérience préférées:

 

  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais, y compris en rédaction de rapports et en communication formelle. Le français serait un avantage supplémentaire.

 

  • Chrétien mature et engagé, capable de diriger et d'inspirer les autres.

 

  • Capacité à dialoguer avec les gouvernements, les ONG et d'autres hauts dirigeants sur les questions de justice, de droits de l'enfant et de développement et à maintenir des partenariats efficaces.

 

  • Excellentes compétences en matière d'établissement de relations et de gestion des personnes.

 

  • Excellentes compétences en supervision, y compris la formation, le mentorat et le soutien du personnel.

 

  • Excellentes compétences informatiques, y compris la maîtrise de MS Office et Lotus Notes (ou d'un autre système de messagerie principal tel que Microsoft Outlook).

 

  • Solides compétences en négociation.

 

  • Sensibilité interculturelle, vision du monde flexible et capacité à travailler avec un large éventail de personnes d'horizons différents.

 

  • Maturité émotionnelle et spirituelle et capacité à diriger une équipe de professionnels.

 

  • Bonne compréhension des normes de secours de Vision Mondiale et Sphère.

 

  • Connaissance et respect du Code de conduite de la Croix-Rouge et des ONG.

 

  • Capacité à faire preuve de leadership au service des serviteurs et d'un style de vie exemplaire tel qu'interprété dans un contexte culturel local spécifique.

 

  • Doit être un chrétien engagé, capable de se tenir au-dessus des diversités confessionnelles.

 

  • Effectuer d'autres tâches au besoin.

 

 

Environnement de travail / voyage:

  • Déplacements intérieurs: 30% Des déplacements internes réguliers vers les zones du projet sont requis.
  • Voyages internationaux: 5% des voyages internationaux seront requis.
  • Sur appel: 10% Dans les situations d'urgence et de catastrophe, le poste devra être sur appel.

 

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